My People Doc : tout savoir sur cette plateforme de gestion documentaire RH

My People Doc révolutionne la gestion des documents RH en proposant une solution entièrement numérique, sécurisée et accessible, conçue pour accompagner les alternants dans leur vie professionnelle. Centralisation, accès en continu et respect des obligations légales s’allient pour alléger la charge administrative des salariés et améliorer la fluidité des échanges entre employeurs et collaborateurs.

My People Doc en bref : la dématérialisation rh pensée aussi pour les alternants

Définition de la plateforme et historique

My People Doc, également appelé PeopleDoc ou UKG HR Service Delivery, se présente à l’origine comme un coffre-fort numérique certifié destiné aux documents RH.
Sa mission principale est de permettre aux entreprises de stocker, distribuer et archiver tous les documents liés à leurs salariés, entièrement en ligne.

• gestion de dossiers du personnel
• automatisation de demandes RH (congés, attestations…)
• échanges sécurisés entre ressources humaines et collaborateurs

Son rachat par UKG (Ultimate Kronos Group), acteur international reconnu des solutions RH, a permis de renforcer la sécurité, d’accroître la conformité et de proposer une intégration plus poussée avec les logiciels RH existants.

Comment et pourquoi les entreprises la déploient

Beaucoup d’entreprises font le choix de My People Doc pour des raisons stratégiques variées.

• prouver la remise et la consultation des documents
• assurer la conservation pendant la durée réglementaire

Le passage au numérique réduit aussi nettement les coûts liés au papier et au stockage, tout en libérant les équipes RH de certaines tâches.
En parallèle, adopter My People Doc renvoie l’image d’une entreprise moderne, attentive à l’expérience collaborateur et à l’usage mobile. Ce point séduit particulièrement les jeunes talents, dont les alternants.

Enfin, disposer d’un espace RH sécurisé en ligne rassure candidats et salariés, et s’avère très attractif pour les étudiants en alternance.

Fonctionnement du coffre-fort personnel

Chaque salarié bénéficie d’un coffre-fort personnel : tous ses documents contractuels (contrats, bulletins, attestations…) y sont déposés par l’employeur.

• Hébergement sécurisé (type HDS ou niveau équivalent)
• Archivage longue durée : jusqu’à 50 ans
• Signature électronique conforme
• Traçabilité précise : historiques des actions, preuves de dépôt, horodatages

Le salarié peut télécharger ou classer ses documents, et ajouter certains fichiers personnels pour tout centraliser au même endroit.

Avantages spécifiques pour les étudiants alternants et apprentis

Pour un alternant ou un apprenti, My People Doc devient rapidement indispensable.

L’accès permanent au coffre-fort, y compris après la fin du contrat, évite de solliciter un ancien employeur pour récupérer fiche de paie ou attestation.
En cas de changements d’employeur ou de multiples expériences (stages, contrats en alternance…), la plateforme permet de tout regrouper facilement, à mesure que différentes entreprises adoptent My People Doc.

Au quotidien, cette centralisation simplifie la constitution de dossiers : aides de la CAF, demande de prêt étudiant, démarches pour un logement…
En somme, l’outil fait gagner du temps, réduit les risques de perte de documents, et aide à prendre en main le début de sa vie professionnelle.

Première connexion : créer, activer et sécuriser son compte

Réception de l’invitation

L’employeur ou le CFA vous envoie une invitation par e-mail (ou SMS) pour activer votre compte.

• Le lien d’activation a une durée limitée (souvent quelques jours). Après expiration, demandez-en un nouveau.
• Vérifiez bien le message (nom de la plateforme, identifiant, contact support) et surveillez les dossiers “Spam” ou “Indésirables”.
• L’inscription se fait la plupart du temps avec l’adresse e-mail transmise à votre employeur ou CFA.

Parcours d’activation pas à pas

Après avoir cliqué sur le lien d’activation, suivez quelques étapes clés :

• Lire et accepter les CGU pour comprendre les droits liés à vos données.
• Choisir un mot de passe fort : au moins 12 caractères, mélangeant majuscules, minuscules, chiffres et symboles.
• Valider votre adresse e-mail, via un code ou un second lien.
• Activer la double authentification (2FA), par SMS ou par une application d’authentification (comme Google Authenticator).

Gardez votre téléphone à portée de main : il sert de clé d’accès à votre espace personnel.

Application mobile vs accès navigateur

Deux options sont disponibles :

• Application mobile (iOS ou Android)
• Utilisation via navigateur

Pour démarrer, mieux vaut activer le compte sur ordinateur, puis installer l’appli pour un accès simple au quotidien.

Problèmes courants à l’activation et solutions rapides

Quelques situations fréquentes :

• Lien expiré : sollicitez l’envoi d’une nouvelle invitation auprès du support ou de votre employeur.
• Filtres e-mails scolaires : pensez à une adresse personnelle si besoin, et au service informatique pour débloquer les envois.
• SMS non reçu : contrôlez votre réseau, vérifiez le numéro, puis tentez une autre méthode d’authentification si rien ne fonctionne.
• Mot de passe oublié pendant l’inscription : utilisez « Mot de passe oublié » pour repartir de zéro.

N’hésitez jamais à contacter le support, ils règlent souvent ces soucis en un rien de temps.

Bonnes pratiques alternant

Mettez toutes les chances de votre côté :

• Anticipez un futur changement d’adresse e-mail (fin d’année scolaire, nouvel employeur), et ajoutez dès le départ une adresse personnelle pérenne comme contact secondaire.
• Conservez les codes de secours 2FA dans un endroit sûr.
• L’idée : que votre accès reste fiable et sécurisé, même si votre vie évolue.

Retrouver et exploiter ses documents RH au quotidien

Vue d’ensemble du tableau de bord « mes documents »

Vous trouverez dans votre tableau de bord « Mes documents » un classement clair par catégories : paie, contrats, scolarité…

Chaque document est rangé automatiquement dans le bon dossier, ce qui facilite toutes vos démarches, du dossier de logement à la demande de bourse.

Des indicateurs mettent en avant les derniers ajouts ou consultations.
Dès qu’un document important (bulletin, avenant…) arrive, une notification vous prévient.

Bulletins de paie électroniques

Les bulletins de paie numériques sont déposés régulièrement, souvent chaque mois.

À chaque bulletin, une notification vous invite à la consultation.
Vérifiez facilement toutes les mentions obligatoires : salaires, périodes, cotisations, primes éventuelles…

Le coffre-fort garantit leur conservation sur la durée, sans risque de perte ni de dégradation.

Contrats et pièces administratives

Vos contrats d’apprentissage, avenants ou certificats de scolarité sont rangés automatiquement dans des dossiers dédiés.

En quelques clics, vous retrouvez n’importe quelle pièce utile, soit pour répondre à l'administration, soit pour un dossier personnel (banque, bail, etc.).

Fonctions clés

La plateforme propose des outils bien pratiques :

• Télécharger ou imprimer un PDF horodaté pour vos démarches papier.
• Partager temporairement un document via un lien sécurisé, par exemple à un bailleur ou une banque.
• Rechercher facilement avec des filtres (par date, type, employeur…).
• Marquer d’un favori les documents à garder sous la main.

Ces fonctionnalités rendent chaque procédure beaucoup plus facile.

Fin d’alternance ou changement d’employeur

Même après la fin de votre contrat, votre coffre-fort reste accessible et gratuit : vous conservez l’historique intégral de vos documents.

• tout télécharger d’un coup si besoin,
• constituer un dossier complet pour une nouvelle embauche ou une inscription,
• ou transférer vos fichiers vers une autre solution.

Votre parcours professionnel et administratif reste entre vos mains, année après année.

Gérer ses informations personnelles et la sécurité de son espace

Onglet « mon profil »

Dans la rubrique « Mon profil », gardez vos informations personnelles à jour : coordonnées, identité, IBAN, numéro de sécurité sociale.

Après chaque changement (déménagement, nouvelle banque…), pensez à modifier vos données pour éviter les retards de paie ou de correspondance.

Gestion des consentements et délégations d’accès

Vous pouvez autoriser un parent ou un tuteur à consulter certains documents.

• la personne autorisée
• les documents consultables
• la durée de l’autorisation

Cette délégation reste entièrement sous votre contrôle : à adapter dès que votre situation change.

Mesures de sécurité et conformité RGPD

My People Doc applique des standards de sécurité élevés :

• chiffrement des données à toutes les étapes
• historique complet des connexions et activités
• mot de passe robuste, double authentification obligatoire

Dans le cadre du RGPD, vous avez accès à vos données et pouvez demander rectification ou suppression, dans le respect des exigences réglementaires.
Tout se gère directement via votre compte ou au besoin, par le support.

Procédure en cas de perte d’accès

En cas de souci de connexion :

• Utilisez la fonction « Mot de passe oublié » pour réinitialiser votre accès.
• Mettez à jour rapidement vos infos 2FA lors d’un changement d’appareil, ou suivez la procédure spécifique en cas de perte.
• Si besoin, le support technique ou votre établissement peut sécuriser le rétablissement de votre compte.

Bonnes pratiques pour les alternants

• Pensez à réaliser régulièrement une sauvegarde locale des éléments majeurs.
• Utilisez l’export vers des solutions externes (type Digiposte) si disponible.
• Contrôlez tous les quelques mois que votre adresse de secours reste active.

Vous gagnerez beaucoup de temps en cas d’imprévu ou de déménagement.

Obtenir de l’aide

En cas de doute, plusieurs relais existent :

• le centre d’assistance My People Doc et ses guides
• la FAQ en ligne
• le service RH ou paie de votre établissement pour les questions liées aux documents ou à votre profil

N’attendez pas si une question survient : une réponse rapide évite souvent des complications.

La gestion RH dématérialisée avec My People Doc simplifie la vie des alternants, sécurise leurs documents tout au long de leur parcours, et offre des outils pensés pour tous les moments clés de la vie professionnelle.